UNIDAD 4. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

4.1 DEFINICIÓN Y TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancías con el fin de fijar su posible volumen de producción y ventas Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.

El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

4.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS

Ventajas:

Manejo fluido y eficiente de las operaciones

Economías de producción con tamaño de lotes adecuados

Estabilización de las cargas de trabajo

Información en tiempo real

Eliminación de irregularidades en la oferta

Manejar materiales perecederos

Desventajas:

·         Alto costo

·         Nivel por arriba de la demanda

·         El tener inventarios en exceso origina gastos innecesarios e inmoviliza el capital de una empresa, pero por otra parte, el no tener inventarios suficientes puede ser la causa de un paro de producción por falta de materia prima, de refacciones o de partes.

 

4.3 ADMINISTRACION DE LOS INVENTARIOS

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

Finalidad de la Administración de Inventarios

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

 1.    Minimización de la inversión en inventarios

El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

2.    Afrontando la demanda

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

a)    Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

b)    En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

c)    Que artículos del inventario merecen una atención especial.

d)    Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

 

4.3.1 TIPOS DE COSTOS

COSTOS DE VENTAS

Costos de las mercancías o servicios que se venden. Se conoce también como costos de los bienes (o servicios) vendidos.

COSTOS HISTÓRICOS

Sacrificio económico requerido, o que se requeriría, para adquirir o producir un bien o un servicio.

Constituye, por tanto, el monto de efectivo, o su equivalente, pagado para la obtención de un bien o servicio.

COSTO UNITARIO

Costo de producir una unidad de producto o de servicio, basado generalmente en promedios y tomando en consideración los costos de todos los factores productivos que intervienen en la producción.

COSTOS DE CAPACIDAD

Término alterno al de “costos fijos”, en el que se destaca que, en una unidad económica, se necesitan este tipo de costo para dotarlos de facilidades operativas y una organización en disposición de producir o vender a un volumen de actividades previsto.

COSTOS DE DISTRIBUCIÓN

Todos los costos incurridos desde el momento en que se fabrica el producto y pasa al almacén, hasta que se vende y se cobra un precio de venta.

COSTOS DE FABRICACIÓN

Costos vinculados a aquellas actividades que directamente inciden en el proceso de fabricación, dentro de las que cabe incluir las siguientes: manejo de materiales; registro de tiempos; control de calidad; supervisión; mantenimiento; limpieza; etc. Se trata, pues, de una categoría de costos vinculados exclusivamente a la fase de ejecución, o de obtención del output, y que, generalmente, son consecuencia de la planificación previa que se haya realizado del proceso de obtención del producto.

COSTOS DE MATERIALES

Es el valor de las materias primas y otros materiales menos importantes, que se usan en el proceso de producción. De esta forma, los materiales pueden clasificarse como directos (materia prima) o indirectos (restantes materias utilizados).

COSTOS DE PRODUCCIÓN

Materia prima, mano de obra, carga fabril, costos administrativos y costos financieros, cuya información la proporciona la Contabilidad de Costos.

 4.3.2 CLASIFICACIÓN ABC

El análisis ABC es un método de clasificación frecuentemente utilizado en gestión de inventario. Resulta del principio de Pareto.

El análisis ABC permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global (de inventario, de venta, de costes...). Permite también crear categorías de productos que necesitaran niveles y modos de control distintos.

Ejemplo aplicable a la gestión de stock :

·         "Clase A" el stock incluirá generalmente artículos que representan 80% del valor total de stock y 20% del total de los artículos. En eso la clasificación ABC resulta directamente del principio de Pareto.

·         "Clase B" los artículos representaran 15% del valor total de stock, 30% del total de los artículos.

·         "Clase C " los artículos representaran 5% del valor total de stock, 50% del total de los artículos.

El método ABC proviene directamente de las observaciones de Pareto. Permite identificar los elementos prioritarios.

Objetivo: Antes de todo, conviene definir cuál es el objetivo del análisis. Una vez este claramente identificado, los datos sobre los cuales basar el análisis se identifican fácilmente. Por ejemplo:

      i.        Identificar los artículos que generan más (clase A) o menos (clase C) rotación en un almacén,

    ii.        Identificar las familias que representan la mayor parte del stock (clase A),

   iii.        Ponderar las causas que generan devoluciones de productos al almacén,

   iv.        Clasificar los proveedores según la cifra de compra,

    v.        Clasificar las familias de producto según el volumen de negocio generado...

Datos: Los datos deben permitir la observación de un histórico suficiente y representativo. En general los datos utilizados son datos anuales. La ventaja es evitar los fenómenos de variación estacional o de distribución de la actividad (vacaciones, cierres, huelgas) que puede torcer el análisis.

Primera etapa: clasificar los datos estudiados por orden decreciente. En nuestro ejemplo, clasificar las familias de producto por orden decreciente de valor de existencias.

Secunda etapa: calcular el % del total que representa cada dato. En nuestro ejemplo, calcular el % del valor de las existencias totales que representa cada familia de producto.

Tercera etapa: acumular los %.

Cuarta etapa: identificar las clases en función del % acumulado obtenido

v  A (de 0% a más o menos 80%), que representa en general el 20 % del asunto estudiado (artículos, familias, proveedores, motivos de devoluciones al almacén...),

v  B (de más o menos 80% a más o menos 95%), que representa en general el 30 % del asunto estudiado

v  C (de más o menos 95% a 100%), que representa en general el 50 % del asunto estudiado

En nuestro ejemplo:

Clase A de 0% a 82%

Clase B de 82% a 97%

Clase C de 97% a 100%

Resultados: este análisis permite disponer de una visión clara y objetiva del asunto estudiado. Permite priorizar los esfuerzos de los diferentes servicios de la empresa. Por ejemplo, atarse más particularmente el control de los proveedores de la clase A para un comprador, controlar más frecuentemente el abastecimiento de los artículos de la clase A para un aprovisionador, realizar inventarios rotativos frecuentes de los artículos de la clase A en termino de rotación en el almacén para un gestor de stock.

 

4.3.3 IMPORTANCIA DE LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS

Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo físico real; la exactitud de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. El sistema entero de producción debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que indican los registros y las que realmente hay en el inventario.

Los registros y el inventario podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias están en un espacio abierto, los artículos pueden ser tomados para efectos legítimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercancía legítimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento.

En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses después . Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su registro se podría perder o el registro de su ubicación podría estar equivocado. En ocasiones las órdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han llegado jamás.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el registro. Para conseguir que el sistema de producción fluya ininterrumpidamente sin que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos.

Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacén cerrado con llave o la planta de producción, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es transmitir a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que ayudarán con esta actividad.

4.3.4 RECUENTO CICLICO

El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.

El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos.

 

4.4 MODELOS DE INVENTARIOS DETERMINISTICOS

MODELO DE COMPRA

Este modelo de inventario es el más sencillo y podría aplicarse a cualquier comercio, por ejemplo un supermercado pide a intervalos fijos una cantidad determinada de productos, en el momento que se agotan estos productos llega otra orden y así sucesivamente.

MODELO DE FABRICACIÓN

En este modelo, el empresario de dedica a la producción de un bien.

MODELO DE COMPRA CON DÉFICIT

En este modelo trabajamos con la hipótesis de escasez, es la única condición que relajamos del modelo de compras anteriormente presentado. Si tomamos el ejemplo del supermercado, éste podría efectuar venta de productos aunque su stock sea 0, entregará esas mercaderías cuando llegue un nuevo pedido. Se establece el máximo déficit permitido como S unidades.

MODELO DE FABRICACIÓN CON DÉFICIT

Este modelo de fabricación admite déficit, con tasa de producción o fabricación mayor que la demanda.

 MODELO DE INVENTARIO GENERAL

La naturaleza del problema de inventario consiste en hacer y recibir pedidos de determinados volúmenes, repetidas veces y a intervalos determinados.

¿Cuánto se debe ordenar?

Esto determina el lote económico (EOQ) al minimizar el siguiente modelo de costo:

(Costo total del inventario) = (Costo de compra) + (costo de preparación + (Costo de almacenamiento) + (costo de faltante).

Todos estos costos se deben expresar en términos del lote económico deseado y del tiempo entre los pedidos.

¿Cuando se deben colocar los pedidos?

Depende de el tipo de sistema de inventario que tenemos. Si el sistema requiere una revisión periódica (por ejemplo, semanal o mensual), el momento para hacer un nuevo pedido coincide con el inicio de cada periodo. De manera alternativa, si el sistema se basa en una revisión continua, los nuevos pedidos se colocan cuando el nivel del inventario desciende a un nivel previamente especificado, llamado el punto de reorden.

 

4.4.1 MODELOS DE CANTIDAD ÓPTIMA DEL PEDIDO

La Cantidad Económica de Pedido (conocida en inglés como Economic Order Quantity o por la sigla EOQ), es el modelo fundamental para el control de inventarios.^[1] Es un método que, tomando en cuenta la demanda determinística de un producto (es decir, una demanda conocida y constante), el costo de mantener el inventario, y el costo de ordenar un pedido, produce como salida la cantidad óptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto. El principio del EOQ es simple, y se basa en encontrar el punto en el que los costos por ordenar un producto y los costos por mantenerlo en inventario son iguales.

Este modelo fue desarrollado en 1913 por Ford Whitman Harris, un ingeniero que trabajaba en Westinghouse Corporation,^[2] aunque el artículo original en el que se presentaba el modelo fue incorrectamente citado durante muchos años.^[3] Posteriormente la publicación de Harris fue analizada a profundidad y aplicada extensivamente por el consultor R.H. Wilson, quien publicó un artículo en 1934 que popularizó el modelo.^[4] Por esta razón, este también suele ser conocido como el Modelo de Wilson.^[5

La fórmula de EOQ para un único producto encuentra el punto mínimo en la función:

Costo total = costo de compra + costo de ordenar + costo de mantener inventario

En donde cada uno de los términos que la componen corresponden a:

Costo de comprar: Es el costo variable de los bienes: costo unitario de compra × demanda anual. Esto es C×D

Costo de ordenar: Es el costo de poner órdenes de pedido: cada orden tienen un costo fijo K y se pide D/Q veces por año. Corresponde a K × D/Q

Costo de mantener inventario: la cantidad de inventario promedio es Q/2, por lo tanto el costo es h × Q/2

En donde:

TC = Costo total del inventario, en valor monetario.

Q = Cantidad de pedido, en unidades.

C = Costo unitario de producto, en valor monetario.

K = Costo fijo de realizar un pedido, en valor monetario.

D = Demanda anual del producto, en unidades.

h = Costo unitario anual de mantener inventario, en valor monetario. h = i×C

i = Costo de manejo de inventario como porcentaje del valor del producto, en porcentaje anual.

 

4.4.2 MODELO CON DESCUENTOS

Este modelo es idéntico al EOQ clásico, excepto que el articulo en el inventario se puede comprar con un descuento si el volumen de pedido y, excede un limite dado q, es decir el precio de compra por unidad, c, se da como

c= c1, si y <= q

c = c2, si y > q

donde c1 > c2, Entonces

Costo de compra por tiempo de unidad

Costo de compra por tiempo de unidad

Este modelo se basa manejar diferentes costos según las unidades pedidas, es decir, la cantidad de productos a comprar definirá el precio de los mismos.

Algunas empresas manejan este modelo de inventario debido a que sus costos le permiten realizar este tipo de compras. Este modelo les proporciona sus costos totales más bajos según sus necesidades y los recursos con los que cuenten.

 

4.4.3 MODELO DE PRODUCCIÓN Y CONSUMO

 

4.4.4 MODELO CON FALTANTES

Es normal que ocurran pequeños faltantes cuando por ahorrar dinero en el tiempo de preparación se pida un lote que no alcance para cubrir todo el ciclo. Sin embargo también existirá un costo asociado a los faltantes, que llevará a que estos no sean excesivos.

4.5 MODELOS DE INVENTARIOS PROBABILISTICOS

Los modelos desarrollados se clasifican en general bajo situaciones de análisis continuo y periódico. Los modelos de análisis periódico incluyen casos de un solo periodo, y de periodos múltiples.

MODELOS DE REVISIÓN CONTINUA

Existen dos modelos, el primero es una versión “probabilízada” del EOQ determinista, que utiliza existencias estabilizadoras para explicar la demanda probabilista, el segundo un EOQ probabilístico mas exacto, que incluye la demanda probabilística de forma directa en la formulación

MODELOS EOQ “PROBABILIZADO”

el tamaño de las existencias estabilizadoras se determina de modo que la probabilidad de agotamiento de las existencias durante el tiempo de entrega (el periodo entre colocar y recibir un pedido) no exceda un valor predeterminado.

 4.5.1 NIVEL DE SERVICIO E INVENTARIO DE SEGURIDAD

Los gerentes deben ponderar los beneficios de tener un inventario de seguridad contra el costo que implica su manejo.

Una forma de determinar cuál es el inventario de seguridad adecuado consiste en establecer un nivel de servicio o ciclo del nivel de servicio, es decir, la probabilidad deseada de no quedarse sin inventario en ningún ciclo de pedidos. Esos ciclos comienzan en el momento en que se presenta un pedido y terminan cuando el mismo es surtido y los artículos solicitados llegan al inventario.

 

4.5.2 MODELO DE CANTIDAD FIJA

En este se trata de determinar el punto especifico R, en que se hara un pedido, asi como el tamaño de este Q. los modelos mas sencillos en esta categoría ocurren cuando se conocen con certeza todos los aspectos de la situación.

En los primeros la demanda se satisface a partir del inventario que se tiene. Si este no es adecuado, entonces la orden se satisface después o la venta se pierde. Cada vez que se hace un retiro, el balance del inventario se ajusta para mostrar continuamente el estado actual. Cuando el inventario baja a un punto de reorden establecido, se coloca una orden de reabastecimiento. Como las órdenes de reabastecimiento son siempre por la misma cantidad, es por eso que a éste modelo se le conoce como Modelo de cantidad fija de reorden.

Factores que deben considerarse al administrar cualquier sistema de inventarios:

o   Riesgo de faltantes

o   Costos

o   Registros

o   Almacenamiento físico

o   Demanda

o   Número de artículos que se van a manejar.

 

4.5.3 MODELO DE PERIODO FIJO

En el modelo de período fijo de reorden la demanda del cliente se satisface con el inventario que se tiene y los faltantes traen como resultado ya sea el satisfacerlos después o la pérdida de la venta. Pero aquí no existe una actualización perpetua de los registros de inventario, en su lugar se hacen revisiones periódicas a intervalos fijos de tiempo. Cuando se hace una revisión, la cantidad que se tiene ( mas la cantidad ordenada menos las faltantes) se compara con el máximo deseado y se hace un pedido por la diferencia.

Una forma sencilla de pensar en esta situación es considerando el riesgo que una persona está dispuesta a correr de que el inventario se agote.

CONCLUSIÓN:

En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cuál es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.

La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.

La eficiencia del proceso de administración de un sistema de inventarios, es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.