UNIDAD 5. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES.

 

UNIDAD 5.

5.1 funciones de almacén DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y  funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,  control y abastecimiento de materiales y productos. En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías  potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa.  Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de  agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las  de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución. También se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la organización en la selección de su  personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto  de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área y la  división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños  más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de  normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la definición y establecimiento de  objetivos y políticas. La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa. La gestión se define como la administración y dirección de una empresa atendiendo a una serie de  procedimientos y reglas que, mediante la coordinación y organización de los recursos disponibles, persigue  cumplir los objetivos prefijados de la manera más eficaz posible. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales  objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones  del almacén. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1.   Recepción de materiales en el almacén. 2.   Registro de entradas y salidas del almacén. 3.   Almacenamiento de materiales. 4.   Mantenimiento de materiales y del almacén. 5.   Despacho de materiales. 6.   Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. Función de los Almacenes: 1.   Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2.  Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3.   Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de  materia prima. 4.  Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5.  Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Función de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de: 1.   Retraso en el abastecimiento de materiales. 2.  abastecimiento parcial 3.   Compra o producción en totales económicos. 4.  Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.   5.1.1.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser  consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios  comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías  para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados  para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del  manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control  oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación  económica de la empresa. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para  efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las  secciones, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones: a)   Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias físicas (cantidad real en existencia). b)  Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. c)  Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances,  cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1.   El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de  inventario, conforme la legislación. 2.   El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del  material y la aproximación del consumo real.   5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres áreas en el almacén,  como base de su planeación. •         Recepción •         Almacenamiento •         Entrega El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada  empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien  dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o  levantar divisiones. ÁREA DE RECEPCIÓN: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta  planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo rápido: 2.   Espacio de maniobras 3.   Medios de manejo de materiales deficientes 4.   Demoras en la inspección y documentación de entrada El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la  mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y  del tiempo de su permanencia en ella. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de  vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén  elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén, en este  caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía. En cualesquiera de estas instalaciones los medios mas usuales son: •         El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel) •         La carretilla neumática •         La carretilla manual •         Las tarimas de madera •         Los contenedores •         Los carros especiales •         Los transportes de rodillos ZONA DE INSPECCIÒN: El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento  provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación  de entrada. ANDÉN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHÍCULOS: El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo esta el edificio de la planta. Se sugiere un andén  de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailers. En él la parte trasera de los  vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los  vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén. El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente  al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente.   5.1.1.3 organización de inventarios ÁREA DE ALMACENAMIENTO La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías  con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su  resguardo, protección y manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones: 1. Para aminorar el riesgo de incendio: a)   aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tíner, pintura, etc. b)  Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa  oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre  ventilación. c)  c. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén. d)  d. Revisar periódicamente los extinguidores. e)   e. Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales de fácil combustión  con un espacio mínimo de 45 cm. 2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento. A. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de agua o vapor. B.  Corregir las goteras de techos y tuberías C. Evitar la humedad en pisos y paredes. D. Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos. E.  Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. F.  Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de almacenamiento de aceros. G. Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso. 3. Para que no se estropeen •         evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando se almacenan  en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales •         no permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos. •         Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro del área de  almacenamiento •         Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes  con alguna tela. 4. Para evitar el deterioro a.  Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación los materiales o  productos que se decoloren con la luz. b.  Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al manejarlos o almacenarlos. c.  Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.     5.1.1.4 despacho de inventarios ÁREA DE ENTREGA: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: a.  Ser trasladada con el medio mecánico adecuado. b.  Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura remisión. c.  Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de  salida. d.  Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material  auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad. e.  Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán  tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.   5.1.2 mantenimiento y registro de inventarios REGISTRO DE INVENTARIO Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1.   Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. 2.   Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.   5.2 localización y registro de inventario La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos.  Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una protección adecuada. El principal  recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén  aprovechando al máximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeación.   5.3 mobiliario y selección de equipo de almacén Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el  almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de  conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera  ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las  de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y  tamaños.   Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el  material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción,  el procedimiento será el mismo.   Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de  las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento  único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está  estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la  responsabilidad del departamento de compra.   Proceso: Ø  Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas  condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe  hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el  envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se  podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.   Ø  De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso  de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le  debe rechazar.   Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal: • Por su Naturaleza: a.  Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el  desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida útil prolongada y que  puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio  del Instituto. b.  Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades  que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total ó que tienen un periodo de vida corto y  que además no pueden ser inventariados en forma individual. • Por su aprovechamiento: ü  Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios,  sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algún dispositivo para su operación. ü  Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y que  requieren de dispositivos para su operación (computadoras, cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas  de escribir, calculadoras, etc.) • Por su Origen: 1)   Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron  incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con recursos de proyectos externos,  donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institución. 2)   Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y morales) y que a través de un contrato o convenio. Transitoriamente están a disposición del Instituto para su uso y  aprovechamiento. 3)   Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos del Instituto para  su uso personal, (radios, cámaras fotográficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere  ninguna responsabilidad sobre ellos. • Por sus Condiciones Físicas: a)   Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con seguridad. b)  Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mínimas de  seguridad para su operación. c)  Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitación es mayor o  casi igual que su valor de reposición o que su mantenimiento es muy alto. d)  Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas prácticamente  deplorables y que ya no es posible su rehabilitación. • Por su situación legal: 1.   Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación por extravío, y cuya  causa puede ser imputable a él. 2.   Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia. 3.   Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un accidente y que puede  ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.     5.4 sistema informático de administración de inventario   Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinísticos. Probabilísticas. Abiertos. Cerrados.   El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño de uno nuevo como el  rediseño de un sistema que se encuentre en operación. Un nuevo sistema se requiere cuando la organización  inicia sus operaciones o cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto  sistema. Los sistemas en operación normalmente necesitan ser rediseñados o modificados parcialmente en  forma periódica para asegurar que estén acordes con lo actual y no con los requerimientos históricos. Una  organización se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: o   Subsistema administrativo. o   Subsistema operativo. o   Subsistema de información. Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organización.    INFORMACIÓN FINANCIERA Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta categoría de la información es la que  ahora se usa más comúnmente. La base del sistema es el flujo de dólares en toda la organización, y si están  diseñados correctamente los sistemas de contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la  estructura de la organización.  Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados  primordialmente con información histórica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento financiero el  sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el planeamiento. La presupuestación es totalmente futurista. En general la conversión de un sistema, financiero, manual a otro basado en computadoras, no podrá tener  tantas mejoras como mecanismo administrativo como ocurre en otros tipos de sistemas de información. Desde  un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los sistemas financieros son los que se  prefieren para conversión, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de información debido a la  naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejoría  consistirá en la prontitud y la exactitud de los informes. Es probable que el sistema financiero sea el más importante sistema de información aislado de la compañía, y  en la mayor parte de las empresas, es el más antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupación de ese  sistema consiste en las actividades necesarias de diseño para convertirlo en un importante instrumento para la  operación y el planeamiento.